Twee jaar ben ik ermee bezig geweest met de voorbereidingen van de verhuis op het werk. Aanvankelijk beperkte zich dit tot deelname aan vergaderingen en soms eens verzamelen en doorgeven van cijfermateriaal. Op tijd en stond ook wel eens ergernissen want bepaalde theoretische principes botsten toch wel met de realiteit van de werkvloer.

Naarmate de tijd vorderde, groeide het werk dat met de voorbereiding gepaard ging. Inventarisatie van behoeften, nieuwe visies i.v.m. meubilair, communicatie over de principes van Anders werken,…
De voorbije maanden nam het werkvolume exponentieel toe, er moest immers zo verschrikkelijk veel worden geregeld, uitgezocht en toegelicht. Algemene zaken en super concrete praktische dingen, van adreswijzigingen en nieuwe visitekaartjes (waar dan last minute nog eens een project van vernieuwde huisstijl kwam doorgefietst), van (te weinig) fietsenstallingen en parkeerplaatsen, van nieuwe toegangskaarten (en oude badges die ook behouden moeten blijven), van lockers voor iedereen, trolleys en laptops (i.f.v. anders werken en clean desk), van nieuwe telefoontoestellen en toch geen nieuwe nummers (een wijziging in visie ongeveer drie weken voor verhuis!), van lopende contracten met leveranciers die moeten worden opgezegd (en het dan soms toch niet blijken te zijn), van geen planten op kantoor naar wel planten maar eerst zelf te verhuizen en dan toch weer niet, en nog zo ongelooflijk veel meer. Ik kan zou er een boek over kunnen schrijven en kondigde soms lachend aan dat ik voor mezelf een aangepast visitekaartje zou maken met als functie verhuisdeskundige.

Het feit dat we thuis zelf nog met een verhuis zaten, maakte het geheel nog wat complexer maar zorgde anderzijds voor bijkomende ideeën. De kasten op de grondplannen van ons kantoor gaf ik allemaal een nummer en vervolgens maakte ik een overzichtstabel op: nummer kast, type kast, nummer dropzone voor de verhuizers, vermelding aan welke dienst de kast was toegewezen, thema/inhoud van de kast (in te vullen door dienst zelf) en verantwoordelijke voor de kast (in te vullen door de dienst zelf en vooral in functie van uitpakken dozen/invullen kast best handig).

Intussen zijn de verhuizing en inhuizing een feit en moeten we nog verder uitpakken en wat problemen hier en daar oplossen maar het gros van het werk is gedaan. Ik denk niet dat verhuizen op dit moment nog veel geheimen voor mij heeft. Tijd om aan onze eigen bouw te beginnen 😉